Willkommen zu iTherapeut Web
Nehmen Sie sich kurz 20 Minuten Zeit, damit wir gemeinsam Ihren iTherapeut-Web Profil einrichten können.
1. Anmeldung
Bitte gehen Sie auf www.account.itherapeut.ch
Falls Sie noch kein iTherapeut Web Konto erstellt haben, navigieren Sie bitte auf "Registrieren" und geben Sie ihre Kontaktdaten ein. Sie werden eine SMS mit einem Zahlencode auf ihre mobile Telefonnummer erhalten, welches zur Authentifizierung für Ihr Konto dient.
Falls sie bereits schon einen iTherapeut Web Konto erstellt haben, navigieren Sie bitte auf "Einloggen" und melden Sie sich an.
2. Konto-Einstellungen
Bitte navigieren Sie zu dem Zahnrad links in der Menuleiste und wählen Sie in der Menuauswahl "Konto" aus.
2.1 Sprache und Formate
1. Wählen Sie Ihre Sprache aus.
2. Wählen Sie den heutigen Datum aus
3. Wählen Sie Ihre Zeitzone aus. (Schweizer wählen bitte "GMT +1" aus)
4. Wählen sie bitte aus, ob sie in Ihrem Kalender einen 12h-Format (A.M / P.M) oder einen 24h-Format haben wollen.
5. Bitte drücken Sie auf "speichern", um Ihre Änderungen zu speichern.
2.2 Geschäftszahlen
Hier werden wichtige Geschäftszahlen eingegeben. Wichtig ist hier die ZSR-Nummer. Sonst können keine Rechnungen erstellt werden.
Wenn Sie noch andereGeschäftszahlen haben, als die die bereits aufgelistet sind, können Sie diese bei "Andere hinzufügen".
Sobald Sie Ihre Geschäftszahlen eingegeben haben, drücken Sie bitte auf "speichern".
2.3 Steuerinformation
Hier bei den Steuerinformationen können Sie auswählen, ob Sie MWST-Inklusiv oder Exklusiv abrechnen. Die genauen Angaben werden erst in einem späteren Abschnitt erklärt.
Wenn Sie nicht MWST-pflichtig sind können Sie einfach "Inklusiv" auswählen
2.4 Zahlungsinformationen
Hier können Sie Ihre Zahlungsinformationen eingeben und Ihre Währung auswählen. Sobald Sie Ihre Angaben eingegeben haben, können Sie auf "speichern" drücken.
3. Praxisinfos
Bitte navigieren Sie zu dem Zahnrad links in der Menuleiste und wählen Sie in der Menuauswahl "Praxisinfo" aus.
3.1 Name der Praxis / Firma und Allgemeine Informationen
In diesem Abschnitt können den Praxisnamen und Ihre Praxis-Informationen definieren.
1. Geben Sie den Namen Ihrer Praxis ein.
2. Geben Sie den Land Ihrer Praxis an.
3. Geben Sie die Mobilnummer vom Praxisinhaber an.
4. Geben Sie Ihre Geschäfts-E-Mail-Adresse an.
5. Geben Sie Ihre Ihre Webseite an
6. Drücken Sie auf "speichern"
Bis auf den Namen der Praxis werden diese Informationen nicht im Praxisprofil des Therapeutenverzeichnis ersichtlich sein.
3.2 Verzeichnisinformationen
Nun kommen wir zu dem Punkt Ihren Verzeichnisprofil zu erstellen.
1. Bitte geben Sie die Adresse Ihrer Praxis ein und drücken Sie auf "speichern".
2. Bei "Untertitel" können Sie z.B eine Motto eingeben, so was wie "Praxis Software leicht gemacht"
3. Im "Geschäftskategorie"-Feld können Sie z.B Therapie angeben
4. Als "Tags" können Sie z.B Symptome wie Rückenschmerzen angeben und "Eingabetaste" drücken damit Sie mehrere Tags erstellen können.
Durch die Bereitstellung von ** Kategorien** und **Tags** können Benutzer Sie und Ihre Dienste finden.
5. In der "Beschreibung" können Sie genauere Angaben über Ihre Praxis angeben.
6. Drücken Sie auf "speichern"
7. Nun können Sie einen Logo und Bilder ihrer Praxis hinzufügen. Das "Hauptbild" ist ein grosses Bild.
8. Sobald Sie Ihre Bilder hinzugefügt haben, drücken Sie bitte auf "speichern".
Maximale Grösse eines Bildes beträgt 5MB
3.3 Öffnungszeiten
In diesem Abschnitt können Sie definieren an welchen Tagen die Praxis offen hat.
1. Setzen Sie einen Haken an all den Tagen, an denen die Praxis offen ist.
2. Wählen Sie die Uhrzeit aus von wann bis wann Sie offen haben. Wenn Sie z.B am Nachmittag nicht offen sind wählen Sie einfach "N/A" (Not available: nicht verfügbar)
3. Falls Sie mehrere Arbeitsschichten haben, könne Sie einfach über dem "Plus"-Zeichen eine neue Arbeitsschicht hinzufügen und über dem "Minus"-Zeichen wieder löschen.
4. Ressourcen
In diesem Fenster bestimmen Sie Ihre persönlichen Angaben als Therapeut.
Bitte navigieren Sie zu dem Zahnrad links in der Menuleiste und wählen Sie in der Menuauswahl "Ressourcen" aus.
4.1 Therapeuten Angaben
Es wird bereits schon einen Therapeuten mit Ihren Angaben existieren. Jedoch können Sie noch weitere Angaben über dem "Bearbeiten"-Stift angeben.
1. Geben Sie nun Ihre persönliche Adress und ZSR-Nummer an.
2. Weiterhin können Sie Ihre Ausbildung, beherrschte Sprachen und Symptome, die Sie behandeln, eingeben.
3. Falls Sie eine Praxis haben können Sie hier bestimmte Rechte an Ihre Mitarbeiter vergeben. Wie Sie das machen erfahren Sie im Kapitel 4.3.
4. Drücken Sie auf "speichern"
Wichtig: Im Therapeutenverzeichnis werden nur die Angaben vom Name, Vorname, ZSR-Nummer, Sprachen, Ausbildung und Symptome ersichtlich sein.
4.2 Therapeuten / Mitarbeiter in die Praxis einladen
Wenn Sie mehrer Mitarbeiter in der Praxis haben, können Sie diese über die E-Mail-Adresse hinzufügen.
1. Geben Sie ganz oben im Feld "Geben Sie die E-Mail-Adresse eines Therapeuten ein" die E-Mail-Adresse eine Mitarbeiters ein.
2. Drücken Sie auf den "Einladen"-Knopf
3. Nun sollte der Mitarbeiter eine E-mail Einladung in die Praxis erhalten haben.
- Falls der Mitarbeiter bereits schon ein iTherapeut-Web Konto hat, findet er diesen unter "Ressourcen -> Einladungen oben rechts"
- Falls er noch keinen iTherapeut Web Konto hat, kann er sich einfach registrieren, indem er auf www.account.itherapeut.ch geht.
4.3 Rechte und Einstellungen von Therapeuten / Mitarbeiter vergeben
Sobald Sie weitere Therapeuten und Mitarbeiter haben können Sie verschiedene Rechte und Einstellungen vergeben.
1. Navigieren Sie zu dem "Bearbeiten"-Knopf. Ganz Unten finden Sie die Einstellungen für die Rechte.
2. Nun wählen Sie die Rolle aus, die Ihr Mitarbeiter haben kann.
3. Drücken Sie auf Speichern
Eigentümer: Der Eigentümer ist derjenige, der die Praxis erstellt hat, und seine Mitarbeiter einlädt. Der Eigentümer ist auch automatisch ein Admin.
Admin: Der Admin kann alles machen.
Therapeut: Der Therapeut kann nur beschränkt Einstellungen ändern. Z.B kann er der Praxis keine neuen Dienstleistungen hinzufügen.
5. Dienstleistungen
Bitte navigieren Sie zu dem Zahnrad links in der Menuleiste und wählen Sie in der Menuauswahl "Dienstleistungen" aus.
5.1 Tarif590 Dienstleistungen hinzufügen
1. Navigieren Sie oben rechts auf das "Plus"-Zeichen.
2. Wählen Sie "Tarif590" aus.
3. Setzen Sie einen Haken bei allen Dienstleistungen, die Sie anbieten und Drücken Sie auf "Hinzufügen".
Nun haben Sie diese Tarif590-Dienstleistungen Ihrer Praxis hinzugefügt. Jedoch müssen Sie noch genauere Angaben für die einzelnen Leistungen angeben.
4. Navigieren Sie auf den "Stift"-Knopf, um die Leistung zu bearbeiten.
5. Geben Sie bei "Einheit": "Stück" ein.
6. Geben Sie bei "Anzahl" die "Anzahl Stücke" ein. Wenn Sie pro Stunde abrechnen, geben Sie bitte "12" ein. (1 Stück = 5min, 12*5min = 60min). Die Dauer wird automatisch ausgerechnet.
7. Geben Sie Ihren gewünschten Ansatz ein. (Gesamttotal = Ansatz * Stück)
8. Geben Sie eine Pufferzeit ein. Die Pufferzeit ist die Reservezeit zwischen dieser und der nächsten Sitzung.
9. Wenn diese Dienstleistung (z.B Atemtherapie) von Patienten buchbar sein soll, dann setzen sie einen Haken bei "Online buchbar". Wenn diese Dienstleistung (z.B Anamnese) nich von Kunden buchbar sein soll, aber trotzdem verrechnet wird, dann setzen Sie dort keinen Haken.
10. Wenn Sie diese Dienstleistung nur zu bestimmten Zeiten anbieten wollen, können Sie bei "fixe" einen Haken setzten und dann z.B "15" auswählen. Somit wird diese Dienstleistung immer nur um 15 ab der vollen Uhrzeit buchbar sein.
11. Schlussendlich drücken Sie bitte auf "speichern".
5.2 Eigene Dienstleistungen hinzufügen
1. Navigieren Sie oben rechts auf das "Plus"-Zeichen
2. Wählen Sie "Meine eigene" aus.
3. Nun wird eine geprüfte Liste von Dienstleistungen ersichtlich sein. Setzen Sie einen Haken bei allen Dienstleistungen, die Sie anbieten.
4. Drücken Sie auf "Hinzufügen"
5. Falls Ihre gewünschte Dienstleistung nicht vorhanden ist, können Sie über dem "Neu"-Knopf eine neue Dienstleistung hinzufügen.
6. Geben Sie dieser Dienstleistung einen Namen und eine Bezeichnung.
7. Drücken Sie auf "Ok".
5.3 Dienstleistungen einem Therapeuten zuteilen
1. Navigieren Sie auf den "Stift"-Knopf, um die gewünschte Leistung zu bearbeiten.
2. Nun sehen unterhalb der Dienstleistungs-Einstellungen ihre Mitarbeiter. Setzen Sie einen Haken bei jedem Mitarbeiter, der diese Dienstleistung anbietet.
3. Drücken Sie unten rechts auf "weiter".
4. Jetzt können Sie Therapeuten spezifische Preise anlegen
5. Drücken sie auf "Hinzufügen"
5.4 Varianten für Dienstleistungen erstellen
Wenn eine bestimmte Krankenkasse einen bestimmten Betrag für eine Dienstleistung fordert, dieser sich aber von Ihrem eigenen Preis unterscheidet, können sie Varianten dieser Dienstleistung erstellen.
1. Navigieren Sie auf den "Stift"-Knopf, um die Leistung zu bearbeiten.
2. Drücken Sie auf den "Varianten erstellen" Knopf.
3. Jetzt haben Sie genau die gleiche Dienstleistung, bei denen Sie die Einstellungen ändern können.
4. Drücken sie auf "speichern"
5. Ordnen Sie diese Dienstleistung den Therapeuten zu (Schritt 5.3).
6. Neue Kunden erfassen
Bitte navigieren Sie zu "Kunden" links in der Menuleiste.
6.1 Neuen Kunden erstellen
1. Drücken Sie auf den "Plus"-Knopf oben rechts.
2. Wählen Sie "Kontakt manuell hinzufügen" aus.
3. Drücken Sie auf den "Weiter"-Knopf
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden ein.
||| Wichtig: momentan kann man die E-Mail-Adresse nach dem Erstellen nicht mehr änder. Bitte stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse stimmt.
5. Drücken Sie auf den "Weiter"-Knopf.
Nun sehen Sie eine leere Kartei, in dem Sie die Kundendaten erfassen können.
6. Erfassen Sie mindestens alle Daten, die als Pflichtfeld markiert sind.
7. Drücken Sie auf "speichern", sobald Sie einen Abschnitt fertig ausgefüllt haben.
Wichtig: Es können erst Rechnungen gestellt werden, sobald alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.
7. T590 Rechnungen erstellen
Bitte navigieren Sie zu "Tarif 590" links in der Menuleiste.
1. Wählen Sie den Patienten aus, an dem Sie eine Rechnung schicken wollen.
2. Drücken Sie oben Rechts auf den "Rechnung erstellen"-Knopf.
3. Geben Sie an. ob es eine Gruppen- oder eine Einzeltherapie war.
4. Geben Sie den Behandlungsgrund an.
5. Geben Sie Ihre Diagnose an.
6. Drücken Sie auf "weiter"
7. Geben Sie Ihre Dienstleistung an.
8. Markieren Sie alle Daten, an dem der Patient mit dieser Leistung eine Sitzung hat.
9. Dann erscheinen die Details über die einzelnen Tage, wo Sie dann die Dauer der Sitzung angeben können.
Wenn Sie mehrer T590 Leistungen abrechnen wollen können sie einfach Punkt 7 bis 9 wiederholen.
10. Drücken Sie auf "Vorschau".
11. Drücken Sie nun auf "Senden"
8. Abonnements
Nach der Anmeldung bekommen Sie automatische eine 7 Tage Test-Woche gratis für das Online-Booking.
Sobald Ihre Test-Woche abgelaufen ist, können Sie keine Rechnungen mehr verschicken.
Ihre Abonnements finden Sie unter "Einstellungen -> Konto -> Abonnements (ganz oben)"
Wir bieten 3 verschiedene Pakete an:
8.1 Tarif 590
Die Tarif 590 Rechnungen bieten wir in zwei Varianten an: a) Prepaid oder b) Jahresabo als Flatrate. Bei a) erwerben Sie ein Prepaid Paket (20/50/100 Rechnungen) und erhalten die entsprechende Anzahl Rechnungen gutgeschrieben. Jede erstellte Rechnung reduziert Ihr Rechnungsguthaben um 1 Punkt, sobald Ihr Guthaben aufgebraucht ist, kaufne Sie das nächste Prepaid Paket. So haben Sie keine fixen Kosten im Monat und bezahlen in jedem Fall weniger als wenn Sie die Rechnung per Post versenden würden. In Variante b) erwerben Sie ein Jahresabo und können beliebig viele Rechnungen erstellen und versenden.
8.2 Digitaler Rechungsversand
Dieser Service ermöglicht Ihnen das digitale Versenden Ihrer Rechnungen entweder an Ihre Patienten oder direkt an die Krankenkassen (je nach Kasse und angewendeter Methode). Der digitale Rechnungsversand ist in der Einführungsphase kostenlos im Online Booking integriert für eine begrenzte Zeit. Danach kann das digitale Versenden als kostenpflichtige Option dazu gebucht werden.
8.3 Online-Booking
Mit diesem Service erhalten Sie drei Kalender für eine Praxis (weitere Kalender gegen Aufpreis möglich). Alle Kalender können Online gebucht werden auf Wunsch, über unser Portal www.therapeutenbuchen.ch oder über das Buchungswidegt direkt auf Ihrer Webseite, Ihrer Facebook-Page etc. Mit diesem Service können Sie auch das Tarif 590 Rechnungsmodul nutzen, die Variante Jahresabo ist inkludiert.