Sie möchten mit Version 5 Rechnungen auch digital an Ihre Kunden versenden? Sie haben die Option, für jeden Kunden zu hinterlegen, wie er/sie die Rechnung empfangen möchte. Der digitale Versand ist sowohl für Einzelrechnungen wie auch im Re-Lauf Massenversand möglich. iTherapeut prüft dabei automatisch, wie der Kunde die Rechnung empfangen möchte: für Kunden mit der Einstellung "Papier" wird automatisch ein Druckauftrag für die Rechnung erstellt, für Kunden mit der Einstellung "digital" erfolgt automatisch der digitale Versand.


Für den digitalen Versand fallen Kosten an. Sie können in Ihrem iTherapeut Web Konto sozusagen digitale Briefmarken-Pakete erwerben. Für jeden Versand einer Rechnung wird eine digitale Briefmarke benötigt. Sollten Sie Rechnungen korrigieren und nochmals digital versenden (sodass die Rechnung aktualisiert wird beim Kunden), wird keine weitere Briefmarke benötigt.


Digitale Briefmarken sind auch für den Versand von digitalen Rechnungen an die Krankenkassen über unseren Partner mediDoc nötig (für Physio-, Ergotherapeuten etc.).


Der digitale Versand ist sicher. Die Daten werden auf unseren Servern in der Schweiz gespeichert, der Zugriff ist nur mittels starkem Passwort möglich. Ferner muss bei der Erstellung des Kontos durch den Kunden/Patienten sowohl seine Email-Adresse wie seine mobilie Tel-Nr. eingetragen werden (2-Faktor-Authentifizierung).


Nachfolgend finden Sie die nötigen Schritte, um Rechnungen digital versenden zu können.


1. Einstellungen - Rechnungen - digitaler Versand: Verbinden mit dem iTherapeut WEB Konto, klicken Sie hier auf den roten Button, füllen Sie unter 1. alle Felder aus (8-tung: mobile Nummer im Format 41791234567), danach klicken Sie bei 2. auf den Button  


2. Falls Sie noch kein Online Konto haben bei uns, müssen Sie hier ein starkes Passwort definieren. Bitte benützen Sie bei den Sonderzeichen weder + noch -. 


3. Nachdem Sie iTherapeut mit dem Web verbunden haben, haben Sie ein Guthaben von 10 digitalen Briefmarken.


4. Hinterlegen Sie bei allen Klienten, wie diese Rechnungen empfangen wollen. Falls das Feld "Versand Rechnung" leer ist, entspricht dies dem Papierversand. Für den digitalen Versand wählen Sie "Digital". Die Option "XML" ist für Kunden, welche über Factoring-Partner wie mediserv abrechnen.


Des weiteren benötigen Sie eine gültige Email-Adresse sowie eine mobile Tel-Nr., welche Sie in der Adressmaske eintragen.




5. Nun können Sie Rechnungen digital versenden. Öffnen/Erstellen Sie eine Rechnung für einen Kunden mit Versandoption "digital". Neben dem Button "Drucken" sehen Sie dann den Button "Digital", nach Klick wählen Sie die Auswahl "digitale Abrechnung" (XML-Export ist für Factoring). Danach wird für den Kunden ein Konto auf unserem Webserver erstellt, seine Rechnung und Rückforderungsbelege dort als PDF gespeichert, er erhält eine Email mit der Info, dass er eine neue Rechnung von Ihnen erhalten hat sowie einen Link, der ihn zur Registrierung führt. 



Sie können bei uns verschiedene Unterlagen bestellen zum digitalen Rechungsversand.

a) Einverständniserklärung des Kunden für den Empfang der Rechnungen in digitaler Form

b) Infomaterial wie Aufsteller Empfangsbereich sowie Flyer für Kunden