Suche nach Kontakten und Bilden einer Liste von Kontakten
Die Suche nach Kontakten ist die wohl am häufigsten verwendete Funktion in iTherapeut. Das Drücken des Buttons "Suche" bringt Sie vom Blätternmodus in den Suchmodus, die Tastenkombination fn + Enter (auf der Tastatur) oder der Button "Fortsetzen" löst die Suche nach Ihrer Eingabe aus und zeigt allfällige Suchresultate.
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Es lassen sich zwei Hauptverwendungszwecke definieren:
- Sie möchten einen einzelnen Kontakt finden, um eine neue Sitzung/Brief/Rechnung zu erstellen oder aufzurufen
- Sie möchten eine Gruppe von Kontakten finden, um z.B. einen Newsletter zu versenden
Suche nach einzelnem Kontakt
Sie können nach Kriterien in sämtlichen Feldern suchen, die im SUCHMODUS über das Lupensymbol verfügen. Für die Suche nach einem einzelnen Kontakt ist wohl die Suche im Adressetikett die einfachste Vorgehensweise. Natürlich können Sie hier nur Werte eingeben, die das Etikett auch zeigt, also Firma, Name, Vorname, Strasse, PLZ und Ort. Geben Sie hier z.B. Name und Vorname resp. Teile davon ein. Ein Beispiel wäre Müller Ha, das Resultat würde alle Müllers zeigen, deren Vorname (oder zweiter Name) mit Ha beginnt und/oder deren Adresse irgendwie die Buchstabenfolge "Ha" enthält. Natürlich können Sie auch in anderen Feldern suchen, dann jedoch müssen Sie die Suchabfrage über die Tastenkombination fn (Function) + Enter oder den Button "Fortsetzen" (oben rechts) auslösen, da Sie mit der Enter-Taste lediglich ins nächste Feld springen können.
Suche nach mehreren Kontakten und Bilden einer Liste von Kontakten, z.B. Kunden mit Sitzungen im aktuellen Jahr.
Sie wollen z.B. einen Newsletter an all jene Personen senden, die jeweils Ihre Therapieform XY buchen oder in den letzten 12 Monaten bei Ihnen eine Sitzung hatten.
Navigieren Sie in Adressen - Kartei in die Tabellenansicht über TABELLE.
Klicken Sie danach auf ÄNDERN
Fügen Sie eine weitere Spalte (ein Feld) hinzu über Klick auf + Symbol
Wählen Sie dann zuerst die Tabelle SITZUNGEN, dann z.B. das Feld DATUM, damit Sie nach Sitzungsdatum suchen können. Klicken Sie dann in beiden kleinen Popup-Fenstern auf OK, damit Sie wieder zur Tabellenansicht zurück gelangen.
Jetzt starten Sie eine Suche über den Button SUCHE (oben im grauen Bereich) und geben dann in das Feld Sitzungen::Datum Ihren Suchzeitraum ein, indem Sie z.B. nur ein Jahr (2021) oder aber einen Zeitraum (2020...2021) eingeben (die drei Punkte zwischen den beiden Jahren bedeuten BIS). Lösen Sie die Suchabfrage nun aus über ENTER oder den Button "Ergenismenge suchen". So werden alle Kontakte gefunden, die in diesem Zeitraum eine oder mehrere Sitzungen hatten. In der Liste erscheint u.U. eine alte Jahreszahl, weil in dieser Ansicht jeweils das Datum der ersten Sitzung des Klienten gelistet wird.
Nun haben Sie die Selektion getroffen und können die Liste entweder als Excel exportieren direkt hier über den Button "xls-Export" oder über Adressen - Listen.
Alternativ, wenn Sie vorher Beziehungen und Merkmale definiert haben, die Sie bei jedem Kontakt markiert haben, starten . Nun können Sie sehr einfach auf "Suche" klicken, diese Felder markieren, z.B Therapieform XY und das Merkmal Newsletter email. Das Suchresultat zeigt Ihnen alle Personen, die über diese Merkmale verfügen. Sie können nun diese Liste durchblättern und allfällige Kontakte, die Sie nicht anschreiben, nicht in dieser Liste haben möchten, mittels "ausschliessen" aus dieser Liste ausblenden. Anschliessend können Sie diese Gruppe von Personen als Excel-Liste exportieren (8-tung Macuser: Format XLSX wählen) oder im Briefmodul einen Serienbrief erstellen und als E-Mail versenden oder auf Papier ausdrucken.
