Mit der neuen QR-Rechnung startet Mitte 2020 die Ablösung der Einzahlungsscheine. Ersetzen wird die QR-Rechnung sowohl die herkömmlichen orangenen als auch roten/rosa Einzahlungsscheine, welche ab September 2022 gar nicht mehr verwendet werden können. Was ändert sich für Sie als Rechnungssteller? Worauf müssen Sie bei der Umstellung auf die QR-Rechnung achten? Das Wichtigste zum «neuen Einzahlungsschein» kurz zusammengefasst.
Um QR Rechnungen zu erstellen, benötigen Sie min. iTherapeut Version 5.1, den Auto-Updater finden Sie hier zum Download: https://itherapeut.ch/posts/itherapeut5-updater/
1. QR Rechnung mit Referenz (ersetzt orangen EZS)
Die QR-Rechnung mit zwingender Referenzzeile ersetzt den heutigen orangen ESR-Einzahlungsschein. Als Kontonummer wird zwingend eine QR-IBAN benötigt (Bild Einstellung Nr. 1). Die QR-IBAN ersetzt die 9-stellige Teilnehmernummer (01-....-.) des orangen Einzahlungsscheins. Sie unterscheidet sich von einer gewöhnlichen IBAN-Nummer nur dadurch, dass an der 5-10 Stelle eine Clearingnummer im Nummernbereich 30000-31999 enthalten ist. Zusätzlich zur QR-IBAN ist die 27-stellige Referenznummer zwingend (analog oranger EZS).
Ferner müssen folgende Angaben vorhanden sein:
_in Einstellungen - Briefpapier zwingend Ihre Anschrift, inkl. LAND CH, resp. LI für Liechtenstein, nicht FL(!)
_bei jeder Kundenadresse eine Angabe in LAND
_auf jeder Rechnung die Währung
2. QR Rechnung ohne Referenz (ersetzt rosa EZS)
Ebenfalls ist es möglich einen Einzahlungsschein nur mit der normalen IBAN (Bild Einstellung Nr. 1) zu versenden. Diese Einzahlungsscheine ersetzen die heutigen roten Einzahlungsscheine. Solche Zahlungen müssen manuell dem richtigen Beleg zugewiesen werden.
3. Druckformulare umstellen auf QR Rechnung
Um QR-Rechnungen erstellen zu können, muss das Druckformular entsprechend ausgewählt sein. Sie haben wie beim alten Einzahlungsschein wieder die Möglichkeit einer Rechnung ohne Positionen nur mit dem Totalbetrag (QR 1) oder der Variante mit max. 10 Rechnungspositionen (QR 2). Wählen Sie das gewünschte Formular aus in Einstellungen - Rechnungen - Druckformulare.
Prüfen Sie über das kleine rote Quadrat, ob die Einstellungen MIT/OHNE Referenz korrekt sind:
MIT Referenz: Orange --> 6-stellige Zahl, mindestens 000000
OHNE Referenz: Rot --> keine Zahl, sprich Feld MUSS leer sein.
4. Prüfen der Gültigkeit einer QR Rechnung
Bevor Sie QR-Rechnungen versenden, prüfen Sie diese zuerst über die QR-Validierungsseite, welche Fehler in der QR-Rechnung anzeigt, falls welche bestehen.
- Speichern Sie Ihre QR-Rechnung als PDF und ziehen Sie diese anschliessend in das grosse Feld
- Öffnen Sie die QR-Validierungsseite
- Ziehen Sie die PDF Rechnung in das grosse Feld.
- Wenn die QR-Rechnung einen Fehler hat, sehen Sie links die fehlerhafte Zeile und rechts eine Beschreibung.
Fehlermeldung werden folgendermassen angezeigt:
-Links "04" ist die Zeilennummer,
-Rechts, erste Zeile ist die Zeilennummer und welcher Wert dort reingehört.
-Zweite Zeile ist die aktuelle Angabe
-Dritte Zeile ist die Fehlermeldung.
Bei der ersten Meldung "04" steht, dass das Feld inkorrekt ist. Somit bedeutet, dass die QR-IBAN ungültig ist.
Bitte überprüfen Sie bei dieser Meldung, dass die QR-IBAN richtig eingegeben wurde.
Bei der zweiten Meldung "06" steht, dass das Feld nicht leer sein darf. Das bedeutet, dass der Name der Firma nicht angegeben wurde. Bitte überprüfen Sie im iTherapeut unter "Einstellungen - Rechnung - ESR / QR (Schweiz)", dass der Empfänger folgendermassen angegeben ist.
Erste Zeile: Praxisname oder Praxis Inhabername
Zweite Zeile: Strasse und Nummer
Dritte Zeile: PLZ und Ort
Wenn Sie den Empfänger überarbeitet haben, die Rechnung nochmals als PDF speichern und einlesen, wird auf der QR-Validierungsseite auf den Zeilen "06" bis und mit "08" die Daten des Empfängers angezeigt.
Erst wenn alle nötigen Daten vorhanden sind und auf der rechten Seite keine Fehler mehr anzeigt werden, können Sie QR Rechnungen versenden.
Wie Sie Zahldaten beim QR MIT Referenz einlesen können, finden Sie in diesem FAQ-Artikel beschrieben.